Assistant d'agence H/F

Your missions

Je recherche pour l'agence de mon client , intégrateur de solutions innovantes d'éclairage situé à Bapaume, un(e) Super Assistant(e) d'agence.

Vos missions :

En binôme avec le responsable d'agence et en lien avec tous les interlocuteurs de l'agence :

-     Coordonne le planning d’activités ( chantiers ) de l’agence

-     Participe au suivi de la mise en œuvre des décisions prises par la Direction

-     Met à jour des données de suivi d'activité de la structure : tableaux de bord, tableaux de résultats, feuille de pointage...

-     Prend en charge en binôme avec le responsable d’agence les urgences et priorités sur la planification RH des chantiers, coordonne leur suivi

-     Anticipe, fais preuve d’initiatives et identifie des solutions pour pallier aux imprévus.

-     Maintient une bonne communication en garantissant notamment la diffusion d’informations par des échanges réguliers avec les autres assistant(e)s, les commerciaux et les techniciens de l’agence ainsi qu’en faisant part des difficultés rencontrées et des pistes de résolution à son responsable.

-     Etablit les factures clients

-     Suit le registre du personnel

-     Organise et planifie les visites médicales- les Habilitations- CACES …

-     Gère, transmet, classe et archive les documents

-     Gère les approvisionnements et réceptionne les matériaux et fournitures

-     Crée et alimente les dossiers de production

-     Gère les plannings et pointe les heures des techniciens

-     Gère les dossiers des intérimaires

-     Assure l’instruction et le suivi de l’activité sur les divers logiciels notamment Progib

-     Vérifie les factures fournisseurs si litige au niveau comptable.

-     Gestion des SAV

-     La prospection téléphonique et la mise à jour des fichiers prospects du secteur

-     Le contact avec les clients pour la prise de rendez-vous

-     La relance des devis en binôme avec le responsable et/ou le commercial.

The ideal profile

Dynamique, rigoureux et initiateur.

Issu(e) d'une formation type BTS Assistant(e) de gestion PME.

Vous avez idéalement une première expérience sur un poste similaire comprenant une expérience d'assistannat commercial et administratif.

Relationnel ++

Vous êtes disponible de suite ?

CDD de 3 mois , possibilité de renouvellement.
Temps plein du lundi au vendredi.